Client Onboarding Portal
Un caso concreto con contexto real dentro del circuito de producción.
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Cómo ordenamos el ingreso de nuevos clientes en una productora audiovisual que trabaja con festivales, canales y distribuidoras.
Cuando una productora recibe tres o cuatro proyectos al mismo tiempo, el problema no es la falta de trabajo sino el desorden con el que entra la información. Guiones en versiones distintas, contratos firmados a mano, permisos de locación que nadie encuentra cuando la fiscalización los pide. Este caso cuenta cómo armamos un portal interno para que ese ingreso dejara de depender de la memoria de cada productor.
El punto de partida
Antes del portal, cada nuevo cliente llegaba por un canal distinto: un mail con el guion adjunto, un mensaje con el presupuesto estimado, un llamado para coordinar la primera reunión. La información quedaba repartida entre casillas personales y carpetas compartidas sin criterio común. Cuando alguien se iba de vacaciones, el proyecto se frenaba porque nadie sabía en qué etapa estaba.
El pedido concreto fue tener un único lugar donde se registrara el ingreso, se asignaran responsables y quedara claro qué faltaba antes de pasar a rodaje. Nada más. Sin dashboards decorativos ni reportes automáticos que nadie iba a leer.
Cómo lo resolvimos
Definimos cinco etapas fijas: contacto inicial, revisión de material, acuerdo de producción, documentación legal y confirmación de agenda. Cada etapa tiene un responsable con nombre y un plazo máximo en días hábiles. Si el plazo vence, el sistema avisa por correo al productor general, no al equipo entero.
El formulario de ingreso pide lo mínimo: datos del cliente, tipo de proyecto (ficción, documental, institucional), formato de entrega esperado y si hay financiamiento público involucrado. Si la respuesta es afirmativa, se activa una lista de verificación adicional con los requisitos del INCAA y los plazos de rendición. Esa parte la armamos junto a la persona que lleva la administración, no la inventamos nosotros.
Los archivos se guardan con una nomenclatura fija: año, cliente, tipo de proyecto y versión. Suena rígido, pero evita el clásico "guion_final_final_v2".
Qué cambió en la práctica
El tiempo entre el primer contacto y la firma del acuerdo bajó de casi tres semanas a menos de una. No por magia, sino porque dejó de haber correos perdidos y reuniones para preguntar lo mismo. Los permisos de locación se piden al mismo tiempo que se confirma el cronograma, no después.
Lo que todavía cuesta es la adopción: algunos clientes históricos siguen mandando todo por WhatsApp. Para esos casos dejamos una carga manual desde la producción, con la misma estructura, así el registro queda igual aunque el canal sea distinto.
Materiales y verificaciones
El portal no reemplaza la revisión humana. Cada etapa se cierra con una firma digital simple y un comentario obligatorio. Eso deja rastro de por qué se aprobó algo, algo que en la industria del cine suele quedar solo en la cabeza de quien tomó la decisión.
Si querés ver cómo aplicamos el mismo criterio en otros proyectos de la productora, podés revisar los proyectos publicados o escribirnos desde la página de contacto para coordinar una reunión.
